Saiba como melhorar o atendimento por WhatsApp na clínica

Já foi o tempo em que a recepcionista da clínica odontológica precisava anotar consultas na agenda de papel e passar horas no telefone. Com o avanço da tecnologia, várias ferramentas surgiram para facilitar o serviço e melhorar a produtividade da equipe, uma delas é o atendimento por WhatsApp.

Utilizar esse canal de comunicação pode ser uma forma de melhorar o relacionamento com o paciente, conseguir respostas imediatas, como confirmações de consultas e, até mesmo, enviar orientações para exames e recuperações.

As vantagens são muitas. Porém, é importante dar atenção a alguns pontos para que o contato não se torne invasivo ou gere frustrações.

Neste post, você conhecerá dicas e boas práticas para explorar todo o potencial da ferramenta. Confira!

Use a versão Business

O WhatsApp oferece uma versão gratuita específica para pequenas empresas, a Business. Ela é a melhor forma de criar um perfil profissional e disponibilizar informações objetivas sobre a clínica, como outros dados de contato e horários de atendimento.

Utilize as listas de transmissão

As listas de transmissão são boas ferramentas para trabalhar ações que possam ser divulgadas de modo geral ou dar comunicados, como horários especiais de atendimento e fechamento da clínica em férias e feriados. Ainda, você pode criar uma lista para os pacientes ativos e outra para os potenciais clientes.

Conte com mensagens automáticas

Outra ferramenta disponível na versão Business, e que pode auxiliar muito o negócio são as mensagens automáticas. Com elas é possível, por exemplo, configurar uma mensagem padrão para quando o paciente entrar em contato fora do horário de atendimento.

Separe o perfil profissional do pessoal

O ideal é que você tenha um número de telefone específico para a clínica.Dessa forma, não mistura seus contatos pessoais e profissionais e mantém uma postura mais correta.

Imagine, por exemplo, que você esteja fora do horário de atendimento, respondendo a um amigo e seu paciente está vendo seu status como online, mas você não responde sua dúvida. Esse tipo de situação pode gerar desconfortos, por isso, crie contas em aparelhos distintos.

Mantenha uma postura profissional

O WhatsApp é uma ferramenta para auxiliar no atendimento, logo, é preciso que a pessoa responsável por ele seja cordial e estabeleça limites. Algumas atitudes podem gerar incômodo ao paciente e provocar uma impressão negativa.

Sendo assim, na hora de elaborar as mensagens, fique atento para questões de etiqueta, como:

• não converse sobre diagnósticos;
• não discuta questões financeiras;
• não deixe os pacientes sem resposta;
• não utilize emojis de forma inadequada;
• não crie grupos;
• não seja invasivo;
• não compartilhe correntes e postagens virais;
• não compartilhe fotos de antes e depois.

Implantar o atendimento por WhatsApp para se comunicar com seus pacientes é uma forma de simplificar e manter um relacionamento próximo com o público. No entanto, esse canal deve ser utilizado apenas como um complemento da assistência em consultório e é necessário estabelecer alguns limites para manter a ética profissional.

E você, já utiliza a ferramenta para esse fim? Gostou das dicas? Siga a Odonto Company no Facebook, Instagram e Youtube e fique por dentro de todos os nossos conteúdos.